ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม

--------------------------

โดยที่คณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ประกาศแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของหน่วยงานของรัฐ พ.ศ. ๒๕๕๓ เพื่อให้หน่วยงานของรัฐมีมาตรฐานเดียวกันในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้บริการที่ติดต่อเข้ามายังหน่วยงานของรัฐ

อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๖ มาตรา ๗ และมาตรา ๘ แห่งพระราชกฤษฎีกากำหนดหลักเกณฑ์และวิธีการในการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๔๙ กำหนดให้หน่วยงานของรัฐต้องจัดทำแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ปลัดกระทรวงยุติธรรมจึงออกประกาศ ดังต่อไปนี้

ข้อ ๑ ประกาศนี้เรียกว่า “ประกาศสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เรื่อง แนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ.๒๕๖๔”

ข้อ ๒ ประกาศนี้ให้ใช้บังคับตั้งแต่วันถัดจากวันประกาศ เป็นต้นไป

ข้อ ๓ แนวนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มีสาระสำคัญ ดังนี้

(๑) การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลอย่างจำกัด

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม มีภารกิจหลักในการยกระดับคุณภาพการบริหารจัดการองค์กรเพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการให้บริการ พัฒนายุทธศาสตร์กระทรวงยุติธรรมและขับเคลื่อนสู่การปฏิบัติอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง พัฒนาระบบยุติธรรมเพื่อให้บริการและช่วยเหลือประชาชน รวมถึงพัฒนากฎหมายที่อยู่ในความรับผิดชอบ และบูรณาการ ประสานความร่วมมือด้านการพัฒนากฎหมายและกระบวนการยุติธรรมกับทุกภาคส่วน โดยสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะใช้วิธีการที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรมในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ที่มาติดต่อ และจัดเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นแก่การให้บริการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ตามภารกิจของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม โดยแจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบและขอความยินยอมก่อนหรือในขณะเก็บรวบรวมข้อมูลนั้น เว้นแต่เป็นกรณีที่กฎหมายกำหนด และหรือในกรณีอื่น ๆ ตามที่กำหนดไว้ในนโยบายฉบับนี้ ทั้งนี้สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ได้กำหนดแนวทางในการสำรองข้อมูลไว้ในแผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินจากภัยพิบัติ อันอาจมีผลกระทบต่อระบบข้อมูลสารสนเทศ (IT Contingency Plan) ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม และได้กำหนดการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไว้ในแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ.๒๕๖๓

(๒) คุณภาพของข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของผู้มาติดต่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการดำเนินงานตามภารกิจของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ซึ่งเป็นไปตามอำนาจหน้าที่และวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานตามที่กฎหมายกำหนด โดยข้อมูลที่ได้ทำการจัดเก็บนั้น สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะคำนึงถึง ความถูกต้อง ครบถ้วน และ ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล

(๓) วัตถุประสงค์ในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการรวบรวม จัดเก็บ ใช้ข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อประโยชน์ในการให้บริการแก่ผู้มาติดต่อ และการดำเนินการตามวัตถุประสงค์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมที่ได้กำหนดไว้ในอำนาจหน้าที่ตามกฎกระทรวง โดยแจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบและขอความยินยอมก่อนเก็บรวบรวมข้อมูลนั้น เว้นแต่เป็นกรณีกฎหมายกำหนด และหรือในกรณีอื่น ๆ ตามที่กำหนดไว้ในนโยบายฉบับนี้ หากภายหลังสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะแจ้งให้ผู้มาติดต่อทราบ หรือประกาศผ่านเว็บไซต์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม (https://www.moj.go.th/home-ops) พร้อมกันนี้สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมได้กำหนดให้มีการบันทึกการแก้ไขเพิ่มเติมไว้เป็นหลักฐานด้วย เว้นแต่กฎหมายจะกำหนดให้เป็นอย่างอื่น

(๔) ข้อจำกัดในการนำข้อมูลส่วนบุคคลไปใช้

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการจัดเก็บรวบรวมไว้ให้กับบุคคลอื่น เว้นแต่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลโดยทำหนังสือให้ความยินยอมเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเป็นลายลักษณ์อักษร หรือขอความยินยอมผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือกรณีตามมาตรา ๒๔ แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.๒๕๔๐ ในกรณีมีการว่าจ้างหน่วยงานอื่น (outsource) ที่ดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลของผู้ใช้บริการ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะกำหนดให้ผู้รับจ้างเก็บรักษาความลับและความปลอดภัยของข้อมูล โดยห้ามผู้รับจ้างนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้นอกเหนือจากกิจการ หรือกิจกรรมตามที่มอบหมายให้ดำเนินการ

(๕) การรักษาความมั่นคงปลอดภัย

๕.๑ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีมาตรการในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม รวมถึงการสร้างจิตสำนึกในการรับผิดชอบด้านการรักษาความมั่นคงปลอดภัยข้อมูลส่วนบุคคล ตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ. ๒๕๖๓ เพื่อให้บุคลากรของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด และป้องกันมิให้ข้อมูลสูญหาย การเข้าถึง ทำลาย ใช้ ดัดแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยไม่ได้รับอนุญาต

๕.๒ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงด้านความมั่นคงปลอดภัยของเว็บไซต์หรือระบบงานสารสนเทศอย่างน้อยปีละ ๑ ครั้ง เพื่อตรวจสอบและปรับปรุงเว็บไซต์หรือระบบงานสารสนเทศให้มีความทันสมัย มีความปลอดภัยจากภัยคุกคามทางอิเล็กทรอนิกส์

(๖) การเปิดเผยเกี่ยวกับการดำเนินการ นโยบาย และแนวปฏิบัติที่เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้บริการเพียงเท่าที่จำเป็น เพื่อใช้ในการติดต่อการให้บริการ ประชาสัมพันธ์ หรืออื่น ๆ ตามภารกิจของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมเท่านั้น โดยสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะเปิดเผยแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล และหากมีการปรับปรุงแก้ไข สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะดำเนินการเผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม (https://www.moj.go.th/home-ops) ซึ่งหากผู้ใช้บริการมีข้อสงสัยในรายละเอียด สามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมตามที่อยู่ที่ปรากฏในข้างท้ายประกาศฉบับนี้

(๗) การมีส่วนร่วมของเจ้าของข้อมูล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะเปิดเผยรายละเอียดข้อมูลส่วนบุคคลต่อเมื่อได้รับคำร้องขอจากเจ้าของข้อมูล ผู้สืบสิทธิ ทายาท ผู้แทนโดยชอบธรรม หรือผู้พิทักษ์ตามกฎหมาย โดยผู้ขอต้องกรอกแบบคำร้องขอและวัตถุประสงค์ของการนำไปใช้ ณ ที่ทำการสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม โดยสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะดำเนินการให้เสร็จสิ้นภายในระยะเวลาที่เหมาะสม และสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะมีการบันทึกหลักฐานการดำเนินการดังกล่าวไว้เป็นหลักฐานด้วย และในกรณีที่เจ้าของข้อมูล ผู้สืบสิทธิ ทายาท ผู้แทนโดยชอบธรรม หรือผู้พิทักษ์ตามกฎหมาย มีการคัดค้านการจัดเก็บ ความถูกต้อง หรือการกระทำใด ๆ เช่น การแจ้งปรับปรุงแก้ไขข้อมูลส่วนบุคคล หรือลบข้อมูลส่วนบุคคล ฯลฯ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะดำเนินการบันทึกหลักฐานการคัดค้านดังกล่าวไว้เป็นหลักฐานด้วย

(๘) ความรับผิดชอบของบุคคลซึ่งทำหน้าที่ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในการเข้าถึงข้อมูลในแต่ละระบบงานบริการ ซึ่งแตกต่างกันไปตามความรับผิดชอบ โดยให้ปฏิบัติตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมที่ประกาศใช้อย่างเคร่งครัด

ข้อ ๔ แนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล มีสาระสำคัญ ดังนี้

(๑) ข้อมูลเบื้องต้น

ก. แนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อบังคับใช้กับแนวนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ ๒๕๖๔

ข. สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม มีภารกิจหลักในการยกระดับคุณภาพการบริหารจัดการองค์กรเพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการให้บริการ พัฒนายุทธศาสตร์กระทรวงยุติธรรมและขับเคลื่อนสู่การปฏิบัติอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง พัฒนาระบบยุติธรรมเพื่อให้บริการและช่วยเหลือประชาชน รวมถึงพัฒนากฎหมายที่อยู่ในความรับผิดชอบ และบูรณาการ ประสานความร่วมมือด้านการพัฒนากฎหมายและกระบวนการยุติธรรมกับทุกภาคส่วน

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการรวบรวม จัดเก็บ ใช้ ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันตัวบุคคลในการเข้าใช้บริการของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมผ่านระบบสารสนเทศหรือแอปพลิเคชัน รวมถึงบริการผ่านแบบฟอร์มทางกระดาษแล้วนำมาแปลงข้อความเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้บริการสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะใช้วิธีการที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และจัดเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็นแก่การให้บริการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ตามวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ตามที่กฎหมายกำหนดเท่านั้น และสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะขอความยินยอมจากผู้ใช้บริการก่อนทำการเก็บรวบรวม เว้นแต่เป็นกรณีที่กฎหมายกำหนด และหรือ ในกรณีอื่น ๆ ตามที่กำหนดไว้ในนโยบายฉบับนี้

ค. ในกรณีที่สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะแจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบและขอความยินยอมทุกครั้ง โดยจะแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบ หรือประกาศไว้ในเว็บไซต์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม (https://www.moj.go.th/home-ops) ล่วงหน้าอย่างน้อย ๑๕ วัน พร้อมนี้สำนักงานปลัดระทรวงยุติธรรมได้กำหนดให้มีการบันทึกการแก้ไขเพิ่มเติมไว้เป็นหลักฐานด้วย เว้นแต่กฎหมายจะกำหนดให้เป็นอย่างอื่น

(๒) การเก็บรวบรวม จัดประเภท และการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล

การเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมผ่านการลงทะเบียนหรือการกรอกแบบฟอร์มซึ่งเจ้าหน้าที่จะต้องนำข้อมูลจากแบบฟอร์มนั้นมาลงระบบเพื่อให้เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอกลงไป เช่น ชื่อ – นามสกุล อีเมล (E-mail) หมายเลขโทรศัพท์ เลขบัตรประจำตัวประชาชน เป็นต้น โดยข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต่อการประมวลผลและการดำเนินงานตามภารกิจการให้บริการของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ส่วนข้อมูลอื่น ๆ ผู้ใช้บริการมีสิทธิเลือกที่จะให้หรือไม่ให้ก็ได้ ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะใช้เพื่อปรับปรุงการให้บริการที่ดีขึ้นต่อไปหรือใช้ตามวัตถุประสงค์เท่าที่จำเป็นต่อการให้บริการ

ผู้ใช้บริการอาจได้รับการร้องขอให้แจ้งข้อมูลส่วนบุคคลในเวลาใด ๆ ที่ติดต่อกับสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม และสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมอาจมีการใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลนี้ในหน่วยงาน โดยจะใช้ข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับแนวนโยบายในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฉบับนี้

ทั้งนี้ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะรักษาข้อมูลของการให้บริการดังกล่าวข้างต้นไว้เป็นความลับ เว้นแต่กรณีที่กฎหมายกำหนด และหรือในกรณีอื่น ๆ ตามที่กำหนดไว้ในนโยบายฉบับนี้

ก. การติดต่อระหว่างหน่วยงานของรัฐ

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะติดต่อไปยังผู้ใช้บริการผ่านช่องทางที่ผู้ใช้บริการได้ให้ไว้ ทั้งนี้ ผู้ให้บริการจะเลือกช่องทางที่สะดวกและรวดเร็วที่สุดเพื่อติดต่อกลับไปยังผู้ใช้บริการ

ข. การใช้คุกกี้ (Cookies)

“คุกกี้” คือ ข้อมูลที่สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมส่งไปยังโปรแกรมค้นผ่านเว็บไซต์ (Web browser) ของผู้ใช้บริการ และเมื่อมีการติดตั้งข้อมูลดังกล่าวไว้ในระบบของท่านแล้ว หากมีการใช้ “คุกกี้” ก็จะทำให้เว็บไซต์ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมสามารถบันทึก หรือจดจำข้อมูลของผู้ใช้บริการไว้ จนกว่าผู้ใช้บริการจะออกจากโปรแกรมค้นผ่านเว็บไซต์ หรือจนกว่าผู้ใช้บริการจะทำการลบ “คุกกี้” หรือไม่อนุญาตให้ “คุกกี้” นั้น ทำงานอีกต่อไป หากท่านเลือกใช้ “คุกกี้” แล้ว ท่านจะได้รับความสะดวกสบายในการท่องเว็บไซต์มากขึ้น เพราะ “คุกกี้” จะช่วยจดจำเว็บไซต์ที่ท่านแวะหรือเยี่ยมชม ทั้งนี้ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะนำข้อมูลที่ “คุกกี้” ได้บันทึกหรือเก็บรวบรวมไว้ไปใช้ในการวิเคราะห์ หรือใช้ในกิจกรรมอื่น เพื่อปรับปรุงคุณภาพการให้บริการของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมต่อไป อย่างไรก็ตามหากผู้ใช้บริการไม่ต้องการที่จะยอมรับคุกกี้ ผู้ใช้บริการสามารถเลือกที่จะปฏิเสธคุกกี้ ผู้ใช้บริการก็ยังคงสามารถที่จะเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมได้ แต่การทำงานบางอย่างบนเว็บไซต์อาจไม่ถูกต้อง หรือไม่ดีเท่าที่ควร

ค. การเก็บข้อมูลสถิติเกี่ยวกับประชากร (Demographic Information)

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการจัดเก็บข้อมูลแบบสำรวจความพึงพอใจในการรับบริการ โดยข้อมูลที่จัดเก็บที่สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ เลขที่คำร้อง และข้อมูลติดต่อ เพื่อความสะดวกในการแจ้งรายละเอียดต่าง ๆ ตามวัตถุประสงค์ภายในการปฏิบัติงาน เช่น วิเคราะห์และตรวจสอบข้อมูล ปรับปรุงระบบการให้บริการและติดต่อกับผู้ใช้บริการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และแจ้งประกาศที่สำคัญ แจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด เงื่อนไข และนโยบายต่าง ๆ ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม เป็นต้น

ง. บันทึกผู้เข้าชมเว็บไซต์ (Log Files)

Log Files หมายถึง ไฟล์ข้อมูลจราจรคอมพิวเตอร์ เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารของระบบคอมพิวเตอร์ แสดงถึงแหล่งกำเนิด ต้นทาง ปลายทาง เส้นทาง เวลา วันที่ ปริมาณ ระยะเวลาชนิดของบริการ หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อสื่อสารของระบบคอมพิวเตอร์

การให้บริการเว็บไซต์ของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม กรณีการเข้า-ออกโดยอัตโนมัติ หรือกรณีการแลกเปลี่ยนข้อมูล ระหว่างหน่วยงาน กำหนดให้มีการเก็บบันทึกการเข้าออก และระหว่างการเข้าใช้บริการของผู้ใช้บริการโดยอัตโนมัติ ที่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลดังกล่าวกับข้อมูลที่ระบุตัวบุคคล เช่น หมายเลขไอพี (IP Address) วันที่ และเวลา ของผู้ใช้บริการ ซึ่งใช้เป็นข้อมูลที่เชื่อมโยงกลับไปที่ข้อมูลการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เป็นต้น ซึ่งอาจระบุถึงแหล่งที่มาของการโพสต์ หรือบุคคลที่โพสต์ได้ รวมถึงเว็บไซต์ที่เข้าออกก่อนและหลัง และประเภทของโปรแกรมบราวเซอร์ (Browser) ทั้งนี้สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมต้องดำเนินการตามพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ.๒๕๕๐ ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ (ฉบับที่ ๒ ) พ.ศ.๒๕๖๐ มาตรา ๒๖ ที่กำหนดให้ผู้ให้บริการต้องเก็บข้อมูลจราจรคอมพิวเตอร์ไว้ไม่น้อยกว่า ๙๐ วัน นับแต่วันที่ข้อมูลนั้น เข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ แต่ในกรณีจำเป็น พนักงานเจ้าหน้าที่จะสั่งให้ผู้ให้บริการผู้ใดเก็บรักษาข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ไว้เกิน ๙๐ วัน แต่ไม่เกิน ๒ ปี เป็นกรณีพิเศษเฉพาะรายและเฉพาะคราวก็ได้ ทั้งนี้อาจจะมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการขออนุญาตเข้าใช้ระบบไว้ด้วย

จ. สิทธิในการให้ข้อมูลของผู้ใช้บริการ

ในการจัดเก็บข้อมูลของผู้ใช้บริการ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะระบุสิทธิในการให้ข้อมูลของผู้ใช้บริการ โดยแบ่งออกเป็น ๒ ส่วน คือ ส่วนที่ผู้ใช้บริการต้องให้ข้อมูลที่จำเป็นต่อการประมวลผลและการดำเนินการของการใช้บริการนั้น โดยจะระบุด้วยตัวอักษรสีแดง หรือทำเครื่องหมาย (*) และส่วนที่ผู้ใช้บริการมีสิทธิเลือกว่าจะให้ข้อมูลหรือไม่ให้ข้อมูลก็ได้ หากในกรณีที่ผู้ใช้บริการไม่ประสงค์จะให้ข้อมูลนั้นผ่านทางเว็บไซต์หรือระบบสารสนเทศ สามารถติดต่อกับสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม โดยช่องทางอื่น ๆ ได้แก่ ทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร ไปรษณีย์ หรือยื่นข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รวบรวมข้อมูลโดยตรงก็ได้

(๓) การแสดงระบุความเชื่อมโยงให้ข้อมูลส่วนบุคคลกับหน่วยงาน หรือองค์กรอื่น

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมมีการเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานภายในกระทรวงยุติธรรมผ่านการเชื่อมโยงในรูปแบบ Web Service ได้แก่ สำนักงานกองทุนยุติธรรม และผ่านการเชื่อมโยงในรูปแบบ Username Password ได้แก่ สำนักงานยุติธรรมจังหวัด, ศูนย์บริการร่วมกระทรวงยุติธรรม, ศูนย์ปฏิบัติการต่อต้านการทุจริตกระทรวงยุติธรรม และกรมราชทัณฑ์ รวมถึงมีการเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงานภายนอกผ่านการเชื่อมโยงในรูปแบบ Web Service ได้แก่ สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค โดยการเชื่อมโยงข้อมูลทั้งการรับและส่งจะทำผ่านระบบศูนย์ให้บริการประชาชน กระทรวงยุติธรรม (MSC) ซึ่งเป็นศูนย์กลางในการรับเรื่องร้องเรียน ร้องทุกข์ แจ้งเบาะแส ปรึกษาปัญหากฎหมาย ฯลฯ โดยให้ข้อมูลหรือใช้ข้อมูลระหว่างกัน เช่น ข้อมูลชื่อ - สกุล , ข้อมูลเลขบัตรประจำตัวประชาชน , ที่อยู่ เป็นต้น รวมถึงมีการสืบค้นข้อมูลของกรมการปกครองผ่านระบบนำร่องศูนย์แลกเปลี่ยนข้อมูลกระบวนการยุติธรรมต้นแบบ (Data Exchange Center : DXC) โดยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้บริการที่ได้รับการเก็บรักษาเป็นความลับ ทั้งในรูปแบบเอกสารและข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งในระหว่างการส่งผ่านข้อมูลทุกขั้นตอน จะอนุญาตให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน หรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง หรือผู้มีสิทธิ์เท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้บริการได้ การเก็บรวบรวมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลดังกล่าวที่เชื่อมโยงกันนั้น สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมปฏิบัติตามนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ประกาศไว้ และเนื่องจากนโยบายและแนวปฏิบัติของหน่วยงานอื่น อาจมีความแตกต่างกัน ดังนั้น สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมขอแนะนำให้ผู้ใช้บริการศึกษานโยบายและแนวทางปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของหน่วยงานเหล่านั้นด้วย

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมต้องแจ้งให้ผู้ใช้บริการทราบเพื่อให้ความยินยอมล่วงหน้า ก่อนทำการเปลี่ยนแปลงการเชื่อมโยงข้อมูลกับหน่วยงาน หรือองค์กรอื่น

(๔) การรวมข้อมูลจากที่มาหลาย ๆ แห่ง

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมไม่มีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งอื่น

(๕) การให้บุคคลอื่นใช้หรือการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมจะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่มีการจัดเก็บรวบรวมไว้ให้กับบุคคลอื่น เว้นแต่ได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลโดยทำหนังสือให้ความยินยอมเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเป็นลายลักษณ์อักษร หรือขอความยินยอมผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือกรณีตามมาตรา ๒๔ แห่งพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐

(๖) การรวบรวม จัดเก็บ ใช้ และการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับผู้ใช้บริการ

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะไม่นำข้อมูลที่จัดเก็บไปดำเนินการอื่น นอกเหนือไปจากวัตถุประสงค์ของการรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลตามที่ได้ระบุไว้ ทั้งนี้ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม มีแนวทางให้ผู้ใช้บริการเลือกว่า จะให้รวบรวม จัดเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลดังกล่าวนั้น ซึ่งต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อน โดยสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม จะจัดเก็บข้อมูลตามที่ปรากฏในคำขอเท่านั้น และจะไม่จัดเก็บข้อมูลนอกเหนือจากคำขอ

(๗) การเข้าถึง การแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง และการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม มีการกำหนดวิธีการเข้าถึงงานบริการ โดยบางระบบงานบริการผู้ใช้บริการสามารถแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้เองโดยผ่านระบบสมาชิกและมีการยืนยันตัวบุคคล แต่มีบางระบบงานบริการที่เป็นระบบงานที่ผู้ใช้บริการไม่สามารถแก้ไข/เปลี่ยนแปลงข้อมูลได้เอง หากผู้ใช้บริการต้องการแก้ไขข้อมูลจะต้องเข้ามาติดต่อที่สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมด้วยตนเองเท่านั้น

(๘) การรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล

(ก) สร้างมาตรการสร้างจิตสำนึกในการรับผิดชอบด้านการรักษาความมั่นคงปลอดภัยข้อมูลให้กับบุคลากรสังกัดสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ด้วยการเผยแพร่ข่าวสาร ให้ความรู้ จัดสัมมนา หรือฝึกอบรมในด้านการสร้างความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งสอดคล้องกับแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ. ๒๕๖๓

- การฝึกอบรม เพิ่มพูนความรู้แก่บุคลากรเก่าและใหม่ อย่างน้อย ปีละ ๑ ครั้ง หรือเมื่อมีการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงการใช้งานระบบสารสนเทศ การจัดทำคู่มือการใช้งานระบบสารสนเทศเผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ของหน่วยงาน และติดประกาศประชาสัมพันธ์ให้ความรู้หรือข้อระวังในรูปแบบที่สามารถเข้าใจและนำไปปฏิบัติได้ง่าย รวมถึงจัดอบรม สัมมนา เพื่อสร้างความตระหนักถึงความสำคัญของการรักษาความมั่นคงปลอดภัยข้อมูล

- ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงาน (Chief Executive Officer: CEO) เป็นผู้รับผิดชอบต่อความเสี่ยง ความเสียหาย หรืออันตรายที่เกิดขึ้นกับระบบสารสนเทศ ในกรณีที่ระบบคอมพิวเตอร์หรือข้อมูลสารสนเทศเกิดความเสียหาย หรืออันตรายใด ๆ แก่หน่วยงานหรือผู้หนึ่งผู้ใด อันเนื่องมาจากความบกพร่อง ละเลย หรือฝ่าฝืนการปฏิบัติตามแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ หรือกรณีอื่นใดตามประกาศ กฎ ระเบียบ หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนด

- หากบุคลากรฝ่าฝืน ละเมิดแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องได้รับการลงโทษทางวินัยตามพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. ๒๕๕๑ แล้วแต่สถานความผิดที่ได้กระทำไว้ หรืออาจได้รับการลงโทษตามที่กฎหมายอื่นกำหนด

(ข) กำหนดสิทธิและข้อจำกัดการเข้าถึงข้อมูลของบุคลากรของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมในแต่ละลำดับชั้น ซึ่งสอดคล้องกับแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ. ๒๕๖๓

(ค) ตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงด้านความมั่นคงปลอดภัยของเว็บไซต์หรือระบบงานสารสนเทศจากผู้ตรวจสอบภายในหน่วยงาน (Internal Auditor) หรือจากผู้ตรวจสอบภายนอกหน่วยงาน (External Auditor) อย่างน้อยปีละ ๑ ครั้ง เพื่อตรวจสอบและปรับปรุงเว็บไซต์หรือระบบงานสารสนเทศให้มีความทันสมัย มีความปลอดภัยจากภัยคุกคามทางอิเล็กทรอนิกส์และเพิ่มมาตรการป้องกันช่องโหว่ ซึ่งสอดคล้องกับแนวนโยบายและแนวปฏิบัติในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม พ.ศ.๒๕๖๓

(ง) กำหนดให้มีการใช้มาตรการที่เหมาะสมและเป็นการเฉพาะสำหรับการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความสำคัญยิ่งหรือเป็นข้อมูลที่อาจกระทบต่อความรู้สึก ความเชื่อ ความสงบเรียบร้อย และศีลธรรมอันดีของประชาชนซึ่งเป็นผู้ใช้บริการของหน่วยงานของรัฐ หรืออาจก่อให้เกิดความเสียหายหรือมีผลกระทบต่อสิทธิเสรีภาพของผู้เป็นเจ้าของข้อมูลอย่างชัดเจน เช่น หมายเลขบัตรเดบิต หรือบัตรเครดิต หมายเลขประจำตัวประชาชน หรือหมายเลขประจำตัวบุคคล เชื้อชาติ ศาสนา ความเชื่อ ความคิดเห็นทางการเมือง สุขภาพ พฤติกรรมทางเพศ เป็นต้น โดยนำเทคโนโลยีระบบความปลอดภัย SSL (Secure Socket Layer) มาใช้งาน

(จ) สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม มีภารกิจในการให้บริการและช่วยเหลือประชาชน ทั้งนี้ระบบงานบริการที่สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมให้บริการนั้น เป็นระบบที่ให้บริการกับประชาชนทุกคน ทุกเพศ ทุกวัย ซึ่งทางสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม ใช้มาตรการที่รอบคอบในการรักษาความมั่นคงปลอดภัยสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลซึ่งอายุไม่เกินสิบแปดปีเช่นเดียวกับการรักษาความมั่นคงปลอดภัยสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลของผู้รับบริการทั่วไป แต่จะเน้นในเรื่องของขั้นตอนการขอรับบริการที่จะมีความเข้มข้นมากขึ้น โดยผู้รับบริการที่มีอายุไม่เกินสิบแปดปี คนไร้ความสามารถ หรือคนเสมือนไร้ความสามารถ ต้องได้รับความยินยอมจากผู้แทนโดยชอบธรรม ผู้อนุบาล หรือผู้พิทักษ์ แล้วแต่กรณี

(๙) การติดต่อกับสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรม

ในกรณีผู้ใช้บริการมีข้อสงสัย ข้อเสนอแนะ หรือข้อติชมใด ๆ เกี่ยวกับนโยบายและแนวปฏิบัติในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฉบับนี้ สำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมยินดีที่จะตอบข้อสงสัย รับฟังข้อเสนอแนะ และคำติชมทั้งหลาย อันจะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงการให้บริการของสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมต่อไป โดยผู้ใช้บริการสามารถติดต่อกับสำนักงานปลัดกระทรวงยุติธรรมได้ที่

ประกาศ ณ วันที่ ๒๕ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๖๔